Na de 50 verdwenen examens aan UGent: wat zijn je rechten als de prof jouw exemplaar kwijtspeelt?

Een vijftigtal studenten van de bacheloropleiding Communicatiewetenschappen hebben een onaangenaam mailtje van de docent Sociale Marketing ontvangen. Hun ingevulde examen is spoorloos verdwenen. "De kopijen zijn niet meer terug te vinden op mijn bureau. De examens waren verbeterd, maar de punten waren nog niet ingegeven", klinkt het. Vermoedelijk zijn ze meegenomen door de papierophaling.

De docent had de examens al gecorrigeerd, maar de punten nog niet ingegeven, waardoor de studenten voorlopig geen score op hun examen hebben. De universiteit stelt daarom verschillende oplossingen voor. Ofwel leggen de studenten het examen opnieuw af, waarbij ze de keuze hebben tussen een schriftelijke of mondelinge test. Ofwel nemen ze hun resultaat van een voorafgaand groepswerk over als algemeen punt voor het vak. Maar dat is niet de standaardoplossing, leert een rondvraag.

Daarop is het antwoord eenvoudig: niets. In de examenreglementen van UGent, KU Leuven, VUB en de Universiteit Antwerpen staat er nergens wat de regels zijn als de ingevulde examens van studenten zouden verdwijnen. De universiteiten hebben wel beschreven wat moet gebeuren in het geval van een "materiële vergissing", maar die voorschriften vereisen vaak dat een resultaat bekend is. Dat is hier niet het geval.

Universiteiten hebben wel procedures over wat er in zo'n geval moet gebeuren. Aan de UGent hebben studenten in principe een eenvoudige keuze te maken: het examen opnieuw doen of niet. Kiezen ze ervoor om dat niet te doen, dan waren ze "afwezig" en zullen ze dus geen score krijgen.

Dat de studenten van Communicatiewetenschappen deze keer ook hun punten van het recente groepswerk kunnen overnemen is een geluk bij ongeluk, aldus ombudspersoon van de UGent Nathalie Depoorter. "Het groepswerk toetste op voldoende wijze de algemene competenties. Daarom hebben we het ook als optie aangeboden."

De ombudsdienst van de KULeuven vraagt in het geval van verdwenen examens om zo snel mogelijk contact op te nemen. "We zetten dan alle feiten op een rijtje en horen alle partijen zodat het duidelijk is wie er eventueel schuld draagt", verduidelijkt Ine Rombouts, examenombudspersoon van de faculteit Bio-ingenieurswetenschappen in de VRT-podcast Het Kwartier. "Finaal wordt er gezocht naar een oplossing die rechtvaardig en vooral ook haalbaar is."

Beiden zijn geen voorstander van een gemiddelde score die aan elk van de getroffen studenten gegeven zou worden. Het staat de evaluatie in de weg "en zou de individuele inspanningen van de studenten tenietdoen", aldus Depoorter.

Studenten met een slecht gevoel over een examen zullen dit niet graag horen, maar de ingevulde exemplaren raken zelden of nooit verloren. "Het is de allereerste keer dat ik het als ombudspersoon meemaak dat de examens van een volledige groep verloren gaan", vertelt Depoorter. "Het is wel al enkele keren gebeurd dat één examenkopij verloren geraakt in een grote hoop. Die student krijgt, als de kopij echt onvindbaar blijft, een nieuwe examenkans."

Ook Ine Rombouts kan zich aan de KULeuven geen gelijkaardig voorval herinneren. "Af en toe zijn er wel docenten die schrik hebben dat ze examens zijn kwijtgeraakt, maar die zijn voorlopig altijd teruggevonden. Vaak duiken die ergens op in een grote stapel papieren."

Het is namelijk de verantwoordelijkheid van de docenten om ervoor te zorgen dat de examens hun weg vinden van het examenlokaal naar een veilige ruimte waar ze verbeterd kunnen worden. "Docenten aan de UGent moeten de examens nadien ook nog minstens een jaar bijhouden", vult Depoorter aan.

Mattias Niels, bestuurder onderwijs bij de Gentse studentenraad, geeft studenten mee altijd eerst in gesprek te gaan met de betrokken lesgever en de ombudsdienst om alle mogelijkheden te overlopen. "Stoten ze daar op een muur, wat ik niet verwacht, dan kunnen ze contact opnemen met ons. Wij kunnen ook tussenkomen en met overzicht en misschien iets meer autoriteit onderhandelen."

Kunnen misnoegde studenten ook een klacht indienen? "Dat is aan de UGent een mogelijkheid na de bekendmaking van de resultaten van de examenperiode. In dit geval is dat al begin juli, dus de studenten zouden niet al te lang moeten wachten." Ook bij de KULeuven is een interne klacht een optie.